TUGAS POKOK DAN FUNGSI

KEPALA KANTOR

(Perbup Indramayu No.49 Tahun 2008 Pasal 6)

• Kepala mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan, mengendalikan serta melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan;
• Untuk penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana pada ayat (1) kepala mempunyai fungsi :

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang Kearsipan dan Perpustakaan;
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan;
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kearsipan dan perpustakaan;
4. Pelaksanaan pelayanan teknis administratif ketatausahaan;
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

  TUGAS POKOK DAN FUNGSI SUB BAGIAN TATA USAHA

(Perbup Indramayu No.49 Tahun 2008 Pasal 7)

• Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian;
• Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan tata usaha, urusan kepegawaian, rumah tangga, keuangan, perlengkapan dan urusan umum;
• Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :

1. Penyusunan rencana program kerja operasional kegiatan pengelolaan keuangan dan pelayanan organisasi umum, kerumahtanggaan dan perlengkapan serta pengelolaan administrasi kepegawaian;
2. Pelaksanaan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman naskah dinas serta pengelolaan dokumentasi dan kearsipan;
3. Pelaksanaan pengelolaan dan pengadministrasian persuratan dinas;
4. Pelaksanaan pengelolaan dan penyiapan bahan pembinaan, dokumentasi dan kearsipan dilingkungan kantor;
5. Pelaksanaan pengelolaan dan pengendalian administrasi perjalanan dinas;
6. Pelaksanaan pelayanan keprotokolan, hubungan masyarakat dan penyelengaraan rapat-rapat dinas;
7. Pelaksanaan pengurus kerumahtanggaan, pemeliharaan kebersihan gedung kantor, perawatan kendaraan dinas dan aset lainnya serta keamanan dan ketertiban kantor;
8. 1. Penyiapan dan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana perlengkapan lantor;
   2. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa lingkungan kantor;
   3. Pelaksanan penyimpanan, pendistribusian dan inventarisasi perlengkapan kantor hasil pengadaan;
   4. Penyiapan bahan pembinaan organisasi dan tata laksana;
   5. Pelaksanaan pengelolaan dokumentasi dan perpustakaan kantor;
   6. Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian yang meliputi kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun, KARPEG, KARIS/KARSU, TASPEN, ASKES, cuti pegawai, pemberian penghargaan pengkoordinasian penyusunan DP3;
   7. Pelaksanaan pengumpulan, penyimpanan pemeliharaan data dokumentasi kepegawaian;
   8. Penyiapan dan penyusunan rencana kebutuhan formasi, mutasi pegawai dan pengembangan karir pegawai;
   9. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan kepegawaian dilingkungan kantor;
   10. Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan diklat pegawai;
   11. Penyiapan dan pelaksanaan pengumpulan bahan penyusunan rencana anggaran dan pendapatan belanja kantor;
   12. Pelaksanaan pengkoordinasian penyusunan program kerja dan rencana anggaran pendapatan dan belanja kantor;
   13. Pengkoordinasian penyusunan RKA, DPA dan DPPA dengan para kepala seksi dilingkungan kantor;
   14. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan yang meliputi penyusunan anggaran, perhitungan anggaran serta penyusunan laporan keuangan kantor;
   15. Pelaksanaan penatausahaan keuangan kantor yang meliputi penelitian kelengkapan SPP LS yang diajukan oleh PPTK, SPP UP, SPP GU dan SPP TU yang diajukan oleh bendahara pengeluaran;
   16. Pelaksanaan penyiapan SPM dan penyiapan laporan keuangan SKPD Kantor;
   17. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan administrasi keuangan kepada para bendahara dan PPTK dilingkungan kantor;
   18. Penyiapan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis penyelenggaraan akuntansi atas transaksi keuangan, asset, utang dan ekuitas dana pada kantor;
   19. Penyiapan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis penyusunan laporan keuangan dan barang yang dikelolanya pada kantor;
   20. Penelitian pengujian kebenaran, kelengkapan dan keabsahan surat pertanggungjawaban keuangan pada kantor;
   21. Pengelolaan dan pemeliharaan tanda bukti pengeluaran atau surat pertanggungjawaban keuangan pada kantor;
   22. Pengevaluasian kecocokan atau kesesuaian surat pertangungjawaban keuangan berdasarkan pengalokasian dana yang telah ditetapkan;
   23. Penyusunan dan penyampaian laporan keuangan kantor yang meliputi laporan realisasi anggaran, neraca dan catatan atas laporan keuangan yang disampaikan kepada Bupati melalui PPKD selambat-lambatnya 2 (dua) bulan setelah tahun anggaran;
   24. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

  TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKSI PROGRAM DAN PENGEMBANGAN

(Perbup Indramayu No.49 Tahun 2008 Pasal 8)

• Seksi Program dan pengembangan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi;
• Kepala Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan perencanaan kegiatan kearsipan dan perpustakaan, pengembangan dan latihan serta kerjasama teknis kearsipan dan perpustakaan;
• Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Program dan Pengembangan mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan tugas di bidang program dan pengembangan;
2. Penyusunan dan perencanaan kegiatan pembinaan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan terhadap perangkat Daerah Kabupaten Indramayu, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Kecamatan dan Desa/Kelurahan;
3. Penyusunan rencana dan pengembangan kegiatan pembinaan peningkatan profesionalisme arsiparis dan pustawakan melalui pendidikan dan latihan formal serta kedinasan;
4. Penyiapan bahan untuk pelaksanaan tugas kelompok arsiparis dan pustakawan;
5. Pelaksanaan pengembangan sarana dan prasarana kearsipan dan perpustakaan;
6. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan  fungsinya

  TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKSI AKUISISI DAN PENGOLAHAN

(Perbup Indramayu No.49 Tahun 2008 Pasal 9)

• Seksi Akuisisi dan Pengolahan dipimpin oleh seorang kepala Seksi;
• Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengadaan, pengolahan, penambahan koleksi arsip dan bahan pustaka serta pemeliharaannya;
• Untuk meyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala seksi Akuisisi dan Pengolahan mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan tugas dibidang Akuisisi dan Pengembangan;
2. Pelaksanaan kegiatan perencanaan adan analisa kebutuhan bahan kearsipan dan bahan pustaka;
3. Pelaksanaan pengadaan buku pustaka;
4. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip aktif, arsip in aktif dan arsip statis;
5. Pelaksanaan pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka yang meliputi kegiatan pendaftaran bahan pustaka, klasifikasi dan katalogisasi, labeling, pengetikan kartu catalog, Shelving, pembuatan daftar buku serta penyusunan kartu catalog dalam cabinet catalog;
6. Pelaksanaan Pengolahan dan pemeliharaan arsip statis perangkat daerah, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), perusahaan swasta dan perorangan,yang meliputi kegiatan pemilahan, pemberkasan, pembuat daftar pertelaan, penilaian, penyusutan, pemusnahan dan perawatan arsip;
7. Pelaksanaan pengawasan, supervise terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah. Kecamatan dan desa/kelurahan;
8. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya

  TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKSI PELAYANAN DAN INFORMASI

(Perbup Indramayu No.49 Tahun 2008 Pasal 10)

• Seksi pelayanan dan infomasi dipimpin oleh Kepala Seksi;
• Kepala Seksi Pelayanan dan Infomasi mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan dan memberikan informasi kearsipan dan perpustakaan;
• Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pelayanan dan Infornasi mempunyai fungsi :

1. Pelaksanaan tugas dibidang pelayanan dan infomasi;
2. Penyiapan bahan pemyusunan infomasi kearsipan dan perpustakaan;
3. Pemberian pelayanan kepada satuan kerja perangkat daerah yang membutuhkan data/informasi kearsipan dan perpustakaan sesuai ketentuan yang berlaku;
4. Penyiapan bahan kerjasama teknik jaringan informasi kearsipan dan perpustakaan dengan lembaga/badan arsip didalam/luar negeri;
5. Pelaksanaan peningkatan dan pengembangan minat baca;
6. Pelaksanaan penilaian dan penetapan angka kredit pustakawan pelaksana sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pratama sampai dengan pustakawan muda;
7. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

 

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

(Perbup Indramayu No.49 Tahun 2008 Pasal 11)

• Kelompok Jabatan Fungsional di Lingkungan Kantor Arsip dan Perpustakaan mempunyai tugas pokok menunjang tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan sesuai dengan keahliannya masing-masing;
• Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana tersebut pada ayat (1) , dimpin oleh seorang tenaga Fungsional senior sebagai kelompok yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala;
• Kelompok Jabatan fungsional dapat dibagi dalam sub-sub kelompok sesuai dengan kebutuhan, dan masing-masing dipimpin oleh tenaga fungsional senior;
• Jumlah Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja yang ada;
• Pembinaan terhadap tenaga fungsional dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

KELOMPOK ARSIPARIS

(Perbup Indramayu No.49 Tahun 2008 Pasal 12)

• Kelompok Arsiparis dipimpin oleh seorang ketua kelompok yang mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kearsipan, melakukan pemasyarakatan kearsipan dan pengembangan profesi;
• Kelompok arsiparis tediri dari sejumlah tenaga Arsiparis dalam Jabatan Fungsional;
• Kelompok Arsiparis dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala;
• Kelompok Arsiparis dikoordinir oleh Tenaga Arsiparis Senior yang ditunjuk diantara tenaga arsiparis;
• Jenjang tenaga arsiparis tersebut pada ayat (3) pasal ini, diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan.