Pengelolaan Arsip Secara Digital

Share to 
Administrator | Wed, 08 Maret 2023

                                                                                         Pengelolaan Arsip Secara Digital

                                                                                       Muhammad Aldrie Zulfikar, A.Md

                                                           Arsiparis Terampil Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Indramayu

                                                                                                [email protected]

 

Abstrak : Dalam kegiatan pengelolaan arsip tekstual/ kertas, banyak permasalahan yang dihadapi, sehingga memberikan ruang pada media elektronik sebagai alternatif dalam pengelolaan arsip. Dalam ilmu kearsipan, media elektronik dikelompokan sebagai arsip media baru. Salah satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Media digital biasanyamemerlukan alat bantu berupa komputer atau laptop, karena tidak dapat dibacasecara langsung. Arsip yang disimpan dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau lainnya yang dapat dijadikan sebuah data dalam bentuk biner (binary), dapat diolah dalam program komputer dan disimpan dalam media penyimpanan data digital.

 

Perkembangan ilmu pengetahuan di bidang Tekonologi Informasi dan Komunikasi (DIGITAL) memberikan pengaruh yang cukup besar dalam kegiatan organisasi, khususnya terkaitarsip, diantaranya: (1) perubahan cara bekerja, (2) perubahan cara berkomunikasi, (3) perubahan persepsi tentang efisiensi, (4) perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip, dan (5) perubahanbagi arsiparis dalam mengelola arsip.

Dengan demikian perkembangan DIGITAL sekarang ini berdampak pada pengelolaan arsipyang dapat dilakukansecara elektronik. Disadari atau tidak perkembangan DIGITAL memberikan peluangbagi pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik. Beberapa alasan perlunya penanganan arsip secara elektronik adalah:

 (1) Perkembangan kehidupan sekarang ini berada dalam lingkungan teknologi, misalnya kartu‐ kartu identitasdengan barcode untuk bertransaksi dengan bank (ATM) atau perpustakaan, kereta api, dan pesawat. 

(2) Semakin tinggi pertumbuhan volume arsip dalam organisasi, sehinggamembutuhkan banyak tempat.(3) Semakin bervariasi jenis teknologi informasiyang digunakan oleh pegawai dan staf seperti word processing, text retrieval, email, basis data. 

Selain alasan di atas, di Indonesia, perlunyapengelolaan arsip berbasisDIGITAL ini merujukpada beberapa perundang-undangan yang dikeluarkan oleh pemerintah, yang menjadi landasandalam pengelolaan arsip elektronik, antara lain: yang dapat dilihat pada gambar 1.

  1. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pembangunan E-Government, bahwa: ”Pemerintah harus mampu memanfaatkankemajuan teknologiinformasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola,            menyalurkan,   dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.”
  2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasidan Transaksi Elektronik, Pasal 5 ayat (3), bahwa: ”Informasi elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan sistem elektronik sesuaidengan ketentuan yang diatur dalam undang-undang ini.”
  3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 7, bahwa:
  4. Badan publik wajib menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon informasipublik selain informasipublik yang dikecualikan sesuai ketentuan
  5. Badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan.
  6. Untuk melaksanakan kewajibansebagaimana dimaksud pada ayat (2),badan publik harus membangun dan mengembangkan sisteminformasi dan dokumentasi untuk mengelola InformasiPublik secara baik dan efisiensehingga dapat diaksesdengan mudah.
  7. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 40 ayat (1), bahwa: ”Pengelolaan arsip dinamisdilaksanakan                  untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

              (a) andal; (b) sistematis; (c) utuh; menyeluruh; dan (d) sesuaidengan norma, standar,prosedur, dan kriteria.”

PEMBAHASAN

Konsep Arsip Digital

Apakah yang dimaksud arsip digital? Arsip elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Sementara jika dikaitkan dengan istilahdigitalisasi, digitalisasi adalah“proses pemberian atau pemakaiansistem digital.” Berdasarkan arti kata dari digital/digitalisasi, maka kaitan antara istilah digital/digitalisasi dengan arsip adalah dalam konteks medianya. Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam bentuk digital,sehingga menjadi arsip digital/disebut sebagaiarsip digital.

Dengan demikianyang dimaksud arsip digitaladalah data (arsip)yang dapat disimpandan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolahdata dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau dimanfaatkanBiner (binary) dalam Bahasa Inggrisadalah “kembar atau pasangan atau sepasang”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, biner artinya “terjadidari atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.”

Data-data yang dapat diolah dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau data lainnya yang dapat dijadikan sebagai sebuah data dalam bentuk biner, sehingga dapat diolah dalam program komputasi dan disimpan dalam penyimpanan data digital.

Media yang dapat menyimpan data digital memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media tersebut tidakdapat dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, seperti komputer atau lainnya. Media pembaca data digital yang saat ini populerantara lain: Hard Disk Drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD atau bentuk lainnya. Sementara media penyimpanan digital yang sekarangumum digunakan adalahmenggunakan harddisk, karena memiliki kapasitas yang besar, harga yang relatif murah, daya tahan yang cukup baik, dan dapat dintegrasikan ke dalam sistemserver komputer.

Kedudukan Arsip Digital

Kedudukan arsip digital dapat dilihat dalam dua perspektif, yaitu(1) dalam perspektif media penyimpanan arsip, dan (2) dalam persepektif proses kegiatan pengelolaan arsip. Dalam persepektif media penyimpanan arsip, kedudukan arsip digitaltermasuk dalam kelompokarsip media baru,yaitu arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magneDigital menggunakan perangkatelektronik atau dalam bentuk media citra bergerak, gambar staDigital dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi, maupun perorangan (Euis Syariasih, 2012). Dengan demikianarsip digital termasukpada kelompok arsip elektronik. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagaibukti transaksi, aktivitasdan fungsi lembagaatau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem computer. Read and Ginn (2010:12) menyebutkan bahwa:“An electronic record is a record stored on electronic media that can be readily accessed or changed.A piece of equipment is required to view and read or listen to electronic records. Sementara International Council on Archives/ICA (1997:24)menyebutkan bahwa: “an electronic record is a record that is suitablefor manipulation, transmission or processing by a digitalcomputer”.

Sementara dalam persepektif proses kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan pengelolaan arsip digital termasuk pada sistem pengelolaan arsip manual dan elektronik (hybrid system) atau otomatisasi pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip sistem hibrid ini, sebagaiandilakukan melalui media manual/kertas dan sebagian lagi melalui media elektronik yang dapat dilihatpada gambar 2.

 

Tahapan Pengelolaan Arsip Digital

Kegiatan pengelolaan arsip digital setidaknya meliputi dua hal, yaitu: (1) penyimpanan arsip dan (2) penemuan kembali arsip. Kegiatanpenyimpanan arsip digitalmerupakan kegiatan pengelolaan arsip yang dimulai dari kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip dalam media baru. Alih media arsip adalahproses pengalihan mediaarsip dari satu bentuk media ke bentuk media arsip lainnya,dengan menggunakan alat pemindai      (scanner)      dalam rangkapenyelamatan fisik dan informasi arsip. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40, disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara (kegiatan) dalampemeliharaan arsip dinamis. Jika dilihat dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuandilakukannya alih media arsip, yaitu (1) untuk mempercepat layanan akses (aktif dan inaktif), dan (2) untuk pelestarian arsip (statis statis). Tujuan alih media arsip untuk mempercepat layanan akses arsip, dilakukan terkait tujuan pengelolaan arsip yang efektifdan efisien. 

Sementara penemuan kembaliarsip merupakan kegiatan penemuan kembali arsip- arsip yang dibutuhkan untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan organisasi.

Berikut adalah tahapanyang dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari media kertas ke media elektronik (komputer) yang dapat terdapat pada gambar 3 adalah:

  1. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia.
  2. Melakukan            scanning            terhadap naskah/surat.
  3. Membuat folder-folder pada komputer, sebagaitempat penyimpanan surat atau naskahdinas yang telah di-scan.
  4. Membuat hyperlink yaitumenghubungan antara daftararsip dengan arsip hasil scan.
  5. Membuat kelengkapan administrasi alih media,yang terdiri dari: (a) Surat Keputusan Tim Alih media,(b) Berita acara persetujuan alih media, (c) Berita acara legalisasi alih media, (d) Daftar arsip usul alih media,dan (e) Daftar Arsip Alih media.

Sementara penemuan kembali arsip digital dapat dilakukan melaluitahapan sebagai berikut:

  1. Menyiapkan perangkat komputer,dimana arsip digital tersimpan.
  2. Membuka     folder     daftar    arsip     yang menyimpan file arsip yang akan dicari.
  3. Melakukan pencarian file arsip pada daftar arsip.
  4. Membuka file arsip yang sudah ditemukan, melalui fasilitas hyperlink.
  5. Melakukan pencetakan (print) arsip.

Masalah dalam Pengelolaan Arsip Digital

Pengelolaan arsip digitalmembutuhkan kehati-hatian dan ketelitian yang lebih, karena dalam prakDigital pengelolaan arsip digital(elektronik), sering ditemukan banyak masalah yang dihadapi, diantarnya :

  1. Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik. Hal ini dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidakbisa sepenuhnya dikontrol.
  2. Keberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan elektroniknya. Keusangan teknologi, baik perangkat lunak dan keras, sangat cepat terjadi. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi informasidan komunikasi juga berkembang sangat cepat.
  3. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.
  4. Kegagalan organisasi dalam menjalankanarsip elektronik. Kegagalanini disebabkan oleh dua faktor yaitu:
  5. Berkaitan dengan manajemendan teknologi, diantaranya: (1) Kurang koordinasi antara manajemen arsipkertas dan arsip elektronik, (2) Ketidakmampuan atau tidak praktisdalam memelihara standar khusus, (3) Kehilangan akses terhadap arsipdinas,

(4) Kehilangan arsip, (5) Cepatnyapenyebaran kontrol dokumen kepada pengguna         (user),

(6) Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru, (7) Peningkatan munculnya media campuran

  1. Berkaitan dengan fungsi staf, diantaranya: (1) arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern, (2) staf teknologiinformasi tidak memilikikeahlian dalam teknologiinformasi berbasis teks, manajemen arsipdinamis dan statis, (3) staf teknologiinformasi tidak sensitifterhadap kebutuhan arsip lembaga, (4)berkurangnya kontrolsekretariat terhadap arsip kertas dan sistem arsip kertas, (5) pengguna tidak sadar terhadapperubahan perannya.
  2. Problem yang dihadapisecara umum, diantarnya: pengaturan hukum, pelindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi, pelindungan data pribadi,dan pengakuan keabsahandalam perspektif hukum pembuktian.
  3. Problem yang dihadapidalam bidang kearsipan, diantaranya: bermacam media yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke generasi baru.

Selain permasalahan yang mungkin muncul, terdapat pula ancaman musibah yang mungklinterjadi terhadap keberadaan arsip elektronik (arsip digital), diantaranya: (1) Bencana alam, misalnya gempa, banjir, atau badai. (2) Kerusakan bangunan,misalnya kebocoran atap, atau kabel listrik yang buruk.

(3) Kecelakaan industri, misalnya kebocorannuklir atau bahan kimia. (4) Musibah teknologi, misalnya virus komputer,atau kerusakan peralatankomputer. (5) Tindakankriminal, misalnya pencurian, spionase, atau terorisme.

(6) Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil, misalnya menyimpan media magneDigital dekat dengan peralatanyang menghasilkan medan magnet kuat; dan (7) kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compact disk yang jelek kualitasnya. (Irwanto,2013).

SIMPULAN

Arsip digital adalah arsip yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membacaatau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau dimanfaatkanPenyimpanan arsip dalam bentuk digital merupakan salah satu alternatif solusi dalam pengelolaan arsip manual/berbasis kertas.Hal ini dimungkin karena penyimpanan arsip dalam bentukdigital memberikan banyak keuntungan dalam hal peningkatan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip.Media penyimpanan arsip digital,biasanya memiliki bentuk yang berbedadengan fisik arsip aslinya. Oleh karena itu biasanyadilakukan proses alih mediaarsip, dari mediaaslinya ke mediabaru. Selain itu,karakteristik Digital dari arsip digitaladalah arsip tidakbisa dibaca secara langsung. Biasanyaagar arsip digital ini bisa dibaca atau dipergunakan memerlukan alat bantu sepertikomputer/ Laptop.

DAFTAR RUJUKAN

Judith, R. and Mary Lea Ginn. 2010. Records Management. South-Western USA: CengageLearning.

Kamus Besar Bahasa Indonesia. [online]. Muhidin, S. A dan HendriWinata. 2016.

Manajemen Kearsipan: untuk Organisasi Publik,Bisnis, Sosial, PoliDigital, dan Kemasyarkatan. Bandung: CV. Pustaka Setia.

Peraturan Pemerintah RepublikIndonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Sistem Kearsipan Nasional.

Saputro, I. E. 2013. Bahan Pelatihan Manajemen Arsip Elektronik. Bandung: 10 Oktober 2013.

Shariasih, E. 2012. Pelestarian dan Perawatan ArsipMedia Baru. BahanPendidikan dan Latihan Arsiparis Tingkat Ahli, 2 April 2012.

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 1 Tentang Informasidan Transaksi Elektronik.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.